Einen neuen Verwalter suchen

Einen neuen Verwalter suchen

In zwei Wohnungs­eigentümer­gemeinschaften (WEG) mussten in diesem Jahr die Ver­walter neu gewählt werden. In der einen WEG war man schon seit einiger Zeit unzufrieden mit dem bisherigen Verwalter in der anderen will sich der bisherige Ver­walter nun zur Ruhe setzen und seine Verwalter­tätigkeit einstellen. Zwei unterschiedliche Aus­gangs­lagen aber die selbe Aufgabe für WEG und Beirat. Einen neuen Verwalter suchen! Einem Beirat stellt sich nun die Frage, wie sucht man einen Ver­walter, wo sucht man ihn und nach welchen Kriterien bestimmt man den besten Verwalter für die WEG.

Jede WEG möchte natürlich den besten Ver­walter den sie bekommen kann. Er soll ehrlich sein, dass heißt nicht mit den Instand­haltungs­rück­lagen durchbrennen; er soll kompetent in allen relevanten Gebieten sein, dass heißt ein sozial­kompetenter Jurist mit bau­technischem Abschluss; er soll immer erreichbar sein, dass heißt auf verschiedensten Wegen und zu allen Zeiten ansprechbar sein. Und natürlich soll das alles auch kein Vermögen kosten. Und wie findet eine WEG nun so ein „Wunder­tier“?

Da am Ende die Eigen­tümer­ver­sammlung den Ver­walter auswählt und durch Beschluss bestimmt, ist das Dazwischen interessant. Wie kommen potentielle Verwalter in die Eigen­tümer­ver­sammlung und wonach sucht man sie aus? Hier gibt es wohl zwei Wege, die sich vom Aufwand sehr unterscheiden, vom Ergebnis, wer weis…? In der einen WEG wurde ein recht einfaches Verfahren angewandt, in der anderen ein recht aufwendiges.

Das aufwendige Verfahren

In der WEG, in der schon längere Zeit Unzufriedenheit mit dem bisherigen Verwalter herrschte, musste das Auswahlverfahren gut nachvollziehbar und dokumentiert sein. Dies war notwendig, damit sich das „Auswahlgremium“ nicht dem Vorwurf der Parteilichkeit aussetzt. Ein Vorgehen nach dem Motto „wer kennt einen Verwalter, den schlagen wir dann mal vor“ war also nicht angezeigt. Die Eigentümerversammlung hat also zunächst das „Auswahlgremium“, bestehend aus dem dreiköpfigen Beirat sowie drei weiteren Eigentümern bestimmt.

Der Plan

Das „Auswahlgremium“ erstellte einen Ablaufplan für die Verwaltersuche. Zunächst sollten Vorschläge für Verwalter aus dem „Auswahlgremium“ gesammelt werden. Aus diesen Vorschlägen sollten dann zehn Verwalter ausgewählt werden, die um ein Angebot für die WEG-Verwaltung gebeten werden sollten. Nachdem diese Angebote nach aus Sicht des Gremiums wichtigen Kriterien nach einem Punktesystem bewertet werden, sollten die drei „besten“ Verwalter den Miteigentümern auf einer Eigentümerversammlung präsentiert werden. Aus diesen drei Vorschlägen sollten dann die Miteigentümer den neuen Verwalter wählen und durch Beschluss bestellen. Das recht aufwendige Verfahren sollte insbesondere ausschließen, dass eine „Gurke“ zu Verwalter bestellt wird.

Die Kriterien und wie sie angewandt wurden

Das „Auswahlgremium“ hat Kriterien für ein Anforderungsprofil festgelegt um die Angebote der Verwalter entsprechend bewerten zu können. Dabei wurden die Kriterien in sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig eingeteilt und später auch gewichtet. Das Anforderungsprofil sah dann so aus:

Verwaltung generell

• sehr wichtig
  • Verwaltung als hauptberufliche Tätigkeit
  • Langjährige Verwaltererfahrung
  • Erreichbarkeit der Verwaltung
  • Verfügbarkeit und Antwortverhalten der Verwaltung
  • Gute Referenzen in anderen Gemeinschaften
  • Vermögensschadenshaftpflicht
• wichtig
  • Gesamteindruck des Verwalterbüros
  • Anzahl der Verwaltungseinheiten (mehr als 800)
  • Höhe der Verwaltergebühren
• weniger wichtig
  • Mitgliedschaft in einem Verband

Organisation der Verwaltung

• wichtig
  • Ausreichende Mitarbeiterzahl (Urlaubsvertretung)
  • Zeitnahe Buchhaltung (monatliche Buchungen)
  • Aktuelles, funktionierendes Mahnwesen
  • Kompetente Abwicklung von Versicherungsfällen
  • Technische Kompetenz der Verwaltung
  • Rechtliche Kompetenzen der Verwaltung
• weniger wichtig
  • Ausgebildete technische Mitarbeiter
  • Ausgebildete rechtliche Mitarbeiter

Verwaltung der WEG

• sehr wichtig
  • Verständliche Abrechnung
  • Abrechnung innerhalb sechs Monaten
  • Vermögensstatus der WEG
  • Technische Kontrolle durch regelmäßige Begehungen
  • Örtliche Nähe der Verwaltung zum Objekt
• wichtig
  • Aktive Information des WEG-Beirates
• weniger wichtig
  • Erläuterungsbericht zur Abrechnung

Die Kriterien wurden in eine Excel-Tabelle eingepflegt und mit Kennziffern versehen. So sind die sehr wichtigen Kriterien mit 3, die wichtigen Kriterien mit 2 und die weniger wichtigen Kriterien mit 1 gewichtet. Die einzelnen Mitglieder des „Auswahlgremiums“ sahen sich nun die Angebote und Verwalterverträge der Verwalter an und bewerteten ob die Kriterien nicht erfüllt = 1, teilweise erfüllt = 2, erfüllt = 3 oder sehr gut erfüllt = 4 sind.

Einige der oben genannten Kriterien stellen Grundsätzlichkeiten da, wie zum Beispiel die Erstellung einer verständlichen Hausgeldabrechnung im ersten Halbjahr. Dennoch sollte man auch solche Selbstverständlichkeiten nicht vergessen. Andere Kriterien können so und so von den Verwaltern erfüllt werden. Ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann eine Urlaubsvertretung sicherlich leichter Realisieren als ein Zwei-Personen-Verwalter. Dieser könnte aber eine entsprechende Vertretung durch ein Netzwerk organisieren. Gleiches gilt für das technische und rechtliche Know-How, das „Inhouse“ organisiert sein, aber auch „Outgescourced“ zur Verfügung stehen kann.

Über die Excel-Tabelle, die für jedes Mitglied des Auswahlgremiums eine Bewertungsmatrix enthielt und die dann diese Matrixe mit Gewichtung in einer Übersichtsmatrix zusammen fasste. So erhielt jeder Verwalter in jedem Kriterium 6 (alle Stimmen sahen ein Kriterium als nicht erfüllt an) bis 24 (alle Stimmen sahen ein Kriterium als sehr gut erfüllt an) Punkte, die dann entsprechend der Wichtigkeit des Kriteriums von 1 bis 3 berücksichtigt wurden. So mag ein Verwalter, der kein Mitglied in einem Verband ist (Kriterium nicht erfüllt) hier zwar nur 6 Punkte bekommen, wohingegen ein Mitbewerbe hier 18 Punkte erhält (Kriterium erfüllt). Aber dieser Verwalter hat eine langjährige Berufserfahrung und bekommt 24 Punkte (sehr gut erfüllt), während das Verbandsmitglied noch nicht so lange im Geschäft ist und nur 12 Punkte erhält (teilweise erfüllt).

Durch die Gewichtung hat der verbandslose Verwalter insgesamt 78 Punkte (6 Punkte x 1 Gewichtung für die Verbandsmitgliedschaft und 24 Punkte x 3 Gewichtung für die langjährige Verwaltertätigkeit), der Mitbewerber aber nur 42 Punkte (18 Punkte x 1 Gewichtung für die Verbandsmitgliedschaft und 12 Punkte x 2 für die langjährige Verwaltertätigkeit).

Da sich die Gremiumsmitglieder natürlich nicht immer einig sind und damit nicht alle ein Kriterium gleichermaßen als sehr gut erfüllt oder nicht erfüllt ansehen sind alle Bewertungen von 6 bis 24 möglich. Es hat sich aber gezeigt, dass durch die große Zahl der Bewertenden hier entsprechende Trends entstehen und Einzelmeinungen entsprechend ausgeglichen werden. Hierzu ist es natürlich nötig, dass die Mitglieder des „Auswahlgremiums“ die Bewertungen unabhängig von ein einander vornehmen.

Die Verwaltersuche

Wie sah die Suche nach dem neuen Verwalter praktisch aus? Auf der Eigentümerversammlung am 25. Juni 2015 beschlossen die Miteigentümer einen neuen Verwalter bis zum 1. Januar 2016 zu bestellen. Also ein halbes Jahr zeit. Das „Auswahlgremium“ war sich recht schnell darüber klar, dass der neue Verwalter Ende Oktober bis Anfang November auf einer weiteren Eigentümerversammlung bestellt werden sollte um noch eine gute Übergabe hinzubekommen. Schlussendlich führt diese Zeitplanung am Ende doch noch zu etwas Hetzte, da der Dezember durch die Feiertage doch etwas „kurz“ ist. Besser wäre die Zeitplanung von Ende September Anfang Oktober ausgegangen.

Das „Auswahlgremium“ traf sich zu seiner ersten Sitzung urlaubsbedingt erst Mitte August. Hier wurde die grundsätzliche Zeitplanung sowie die Kriterien festgelegt. Da viel in der Zwischenzeit per eMail korrespondiert werden sollte, wurde ein Koordinator festgelegt und eine Mailingliste angelegt. Auch sollten die Mitglieder des „Auswahlgremiums“ Vorschläge für in frage kommende Verwalter zusammentragen und an den Koordinator schicken.

Bis Ende August konnten so 14 in frage kommende Verwalter gesammelt werden, aus denen zehn um eine Angebotsabgabe gebeten werden sollten. Mithin war die erste Auswahl nötig. Jeder des „Auswahlgremiums“ konnte sich anhand der Internetseiten der Verwalter einen ersten Eindruck von den Verwaltern verschaffen und dann zehn Stimmen auf die 14 Verwalter vergeben. Die zehn Verwalter mit den meisten Stimmen wurden dann um ein Angebot gebeten.

Die Bitte um Abgabe eines Angebotes für die Verwaltung der WEG wurde dann Anfang September mit einer dreiwöchigen Frist per eMail versandt und sah folgendermaßen aus:

Sehr geehrte Frau Verwalterin,
sehr geehrte Damen und Herren,

für unsere WEG suchen wir ab dem 1. Januar 2016 einen neuen Verwalter. Über die Anforderungen, die wir an unseren künftigen Verwalter stellen, haben wir uns viele Gedanken gemacht. Daher sind wir zuversichtlich, dass wir auf diesem Wege den Verwalter finden, mit dem wir langjährig zusammenarbeiten wollen. Daher erbitte ich als Mitglied des „Auswahlgremiums“ und als Beirat der WEG Ihr Angebot zur WEG-Verwaltung, das wir dann im Folgenden zur Grundlage weitere Entscheidungen machen können.

Bei dem Objekt der WEG handelt es sich um ein siebenstöckiges Ende der 1960er-Jahre gebautes Mehrfamilienhaus mit 48 Eigentumswohnungen nebst entsprechender Außenstellplätze. Das Haus wird mit einer Ölheizung aus dem Jahre 1988 (Anlagentechnik aus 2001) beheizt. Die WEG verfügt darüber hinaus über einen Aufzug aus dem Baujahr des Hauses. Die Fassade des Objektes wurde in den letzte Jahren vollständig in zwei Etappen Wärmegedämmt. Hausgeldrückstände sowie laufende Wohngeldklagen bestehen nach meiner Kenntnis zurzeit nicht.

Bitte teilen Sie mir mit, welche weiteren Informationen Sie für ein Angebot benötigen. Ihr Angebot sollte auch folgende für uns wichtige Fragen beantworten:

• Ist die Immobilienverwaltung der einzige Geschäftszweck Ihres Unternehmens, und wenn nicht, welchen anderen
• Geschäftszweck hat Ihr Unternehmen noch?
• Wie lange betreiben Sie die WEG-Verwaltung, wie lang besteht Ihr Unternehmen schon, seit wann besteht Verwaltererfahrung in Ihrem Unternehmen?
• Wie viele Objekte verwalten Sie und wie gliedern diese sich in WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung auf?
• Wie groß ist Ihr Mitarbeiterstamm im Verwaltungsbereich und wie ist technisches und rechtliches Know-How in Ihrem Unternehmen vertreten (eigene Mitarbeiter, Kooperation mit Experten)?
• Wann ist der Zahlungsverkehr des laufenden Monates verbucht?
• Wie oft mahnen Sie Rückstände an und wie betreiben Sie das Mahnwesen darüber hinaus?
• Innerhalb wie vieler Monate nach Ende der Abrechnungsperiode erfolgt in der Regel die Abrechnung?
• In welcher Höhe ist Ihr Unternehmen gegen Vermögensschäden etc. versichert?

Des Weiteren bitte ich Sie Ihrem Angebot eine Referenzenliste mit entsprechenden Kontaktdaten, eine Beispielabrechnung sowie ein Muster Ihres Verwaltervertrages beizufügen. Für weitere Fragen sprechen Sie bitte mich als auch die übrigen Mitglieder des „Auswahlgremiums“ an.

Für Ihre Angebot bis zur 39 Kalenderwoche möchte ich sowie die übrigen Mitglieder des „Auswahlgremiums“ im Voraus bedanken.

Viele Grüße
Jan Asmussen

In den folgenden Wochen gingen dann die Angebote der Verwalter ein. Zunächst erreichten mich zwei Absagen, die mit fehlenden Kapazitäten in den Unternehmen begründet wurden. Von den verbleibenden acht Verwaltern schickte nur einer eine Eingangsbestätigung auf die Anfrage. Um sicher zu gehen, dass die anderen Verwalter die Anfrage auch erhalten haben, rief ich diese in den folgenden Tagen zurück. Hier ergaben sich zum teil sehr interessante Gespräche mit den Verwaltern. Die Spanne war von „Ja, ich habe die Anfrage erhalten; sonst nich was“ bis zu halbstündigen Unternehmensvorstellungen. Interessant war, dass die Verwalter eigentlich recht wenig detaillierte Informationen, zum Beispiel Besonderheiten der WEG in der Teilungserklärung etc., abfragten. Im Prinzip erfolgte keine entsprechende Abfrage….

Wie auch die Telefonate waren die Angebote von unterschiedlicher Qualität, die durchaus mit der Gesprächigkeit der Verwalter übereinstimmte. Die Hälfte der Angebote waren vollständig, bei der anderen Hälfte mussten weitere Unterlagen angefordert werden. So hielten es einige Verwalter ein Bewerbungsschreiben mit allgemeinen „BlaBla“ für ausreichend für das dann auch noch drei Woche benötigt wurde. Andere Verwalter schickten umfangreiche Bewerbungsunterlagen mit Mustern der Abrechnungen, des Verwaltervertrags und des Wirtschaftsplans nebst umfangreicher Referenzlisten. Ein typisches Angebot bestand aus:

• Anschreiben mit Antworten auf die konkreten Fragen des „Auswahlgremiums“
• Angebot mit Leistungsverzeichnis
• Firmenvorstellung
• Referenzliste anderer WEG mit Ansprechpartnern
• Muster des Verwaltervertrages
• Muster der Hausgeldabrechnung
• Muster des Wirtschaftsplans

Das sind meiner Meinung auch die Unterlagen, die man mindestens benötigt, um einen Verwalter beurteilen zu können. Nun war das „Auswahlgremium“ gefordert, die Unterlagen zu sichten und entsprechend der Kriterien in die Bewertungsmatrix einzutragen. Dafür standen zwei Wochen zur Verfügung. Auf einem weiteren Treffen des „Auswahlgremiums“ wurden dann die Ergebnisse besprochen und die drei finalen Verwalter „errechnet“. Interessant war, dass der „beste Verwalter“ und der „schlechteste Verwalter“ nur 52 Punkte auseinander lagen, die drei „besten“ Verwalter nur 11 Punkte. Hier zeigte sich, dass die Vorauswahl schon „Gurken“ ausgeschlossen hatte und jeder der acht Verwalter grundsätzlich wählbar war.

Die Verwalterwahl

Diese drei Verwalter wurden dann auf die Eigentümerversammlung Anfang November eingeladen. Auf dem „Pitch“ stellten die Verwalter sich ähnlich umfangreich vor und beantworteten die Fragen der Miteigentümer. Hier zeigten sich durch die Art der Fragen, welche Ängste und Befürchtungen die Miteigentümer hinsichtlich eines neuen Verwalters haben und wie wenig begründet diese Ängste eigentlich sind. Keiner der Verwalter plante eine „Revolution“ oder grundlegende Änderungen (zum Beispiel die Neunummerierung der Wohnungen…). Interessant war, dass nicht der Verwalter mit dem niedrigsten Preis den „Pitch“ gewonnen hat.

Nach der Bestellung des Verwalters musste noch der Verwaltervertrag verhandelt werden. Aus dem Kreis der Miteigentümer waren einige Wünsche heran getragen worden, die in den Vertrag aufgenommen werden sollten. Da es sich um Punkte handelte, die sowieso gesetzlich beziehungsweise durch die Rechtsprechung bereits entsprechend geregelt war, wurden die Änderungen sehr schnell in den Vertrag aufgenommen. Bis zur Unterschrift wollte man jedoch von Seiten des Beirates noch die einmonatige Beschlussanfechtungsfrist abwarten, so dass erst Mitte Dezember unterschrieben werden konnte. So entstand leider zum Ende doch noch etwas Druck.

Fazit

Das Verfahren mit den Kriterien und Auswahlmatrix ist recht umfangreich, hat jedoch den Vorteil das der für die Auswahl Verantwortliche seine Entscheidung sehr gut dokumentieren und begründen kann. Und das anhand objektiver Zahlen und Fakten. Dis ist auch gegenüber den Miteigentümern wichtig, die berechtigt fragen können, warum dies und nicht jenes Unternehmen sich der Eigentümergemeinschaft vorstellen darf.

Das einfache Verfahren

Auf der Eigentümerversammlung kündigte der Verwalter an, aus Altersgründen nicht mehr als Verwalter ab 2017 zur verfügung zu stehen. Bei dem bisherigen Verwalter handelt es sich um einen Miteigentümer, der die Verwaltung neben bei gemacht hat. Es stellte sich also die Nachfolgefrage nicht im Verwalterunternehmen sondern der WEG. Die Eigentümerversammlung beauftragte per Beschluss den Beirat sowie den Verwalter mit der Suche nach einem neuen Verwalter und bat bei dieser Suche auch Vorschläge aus dem Kreis der Miteigentümer zu berücksichtigen.

Die Angebote

Anders als bei dem „aufwendigen Verfahren“ wurden einfach ein paar Verwalter aus Norderstedt angerufen und um Abgabe eines Angebotes gebeten. Hierbei haben die Verwalter telefonisch die Grundangaben der WEG erhalten und sandten in der Folge ihre Angebote. Lediglich ein Verwalter sah sich die Objekte der WEG an. Nachdem die Angebote beim Beirat eingegangen waren, setzte sich dieser zusammen und wählte drei Verwalter aus (zwei in Norderstedt recht bekannte Unternehmen und das Unternehmen das sich das Objekt angesehen hatte). Interessant war, dass die Preisspanne der Angebote deutlich größer war als die beim „aufwendigen Verfahren“. Ich gehe davon aus, dass dies an den doch recht konkreten Informationen lag, die den Verwaltern im „aufwendigen Verfahren“ mitgegeben wurden.

Die Auswahl

Anschließend wurden vom Beirat zwei der drei Unternehmen besucht und mit den Verwaltern über die WEG und deren Besonderheiten besprochen. Diese Gespräche waren aus meiner Sicht nötig um das Vorgehen mit „Besonderheiten“ der seit 50 Jahren in Eigenregie verwalteten WEG kennen zu lernen. Bei diesen Gesprächen zeigten sich deutliche Unterschiede, die dann auch schließlich dazu führten, dass ein Verwalter sein Angebot zurück zu, die WEG demnach letztlich nur zwischen zwei Verwaltern wählen konnten und dies auch auf einer Eigentümerversammlung Anfang Dezember auch tat. Da hier die Verwalterbestellung erst ab 2017 gilt, bleibt für die Abwicklung der Übergabe ein Jahr. Dies sollte ausreichen.

Fazit

Die beiden Verfahren unterscheiden sich im Aufwand erheblich, insbesondere das Einsortieren der Angebote in formale Kriterien und das von vielen, ist aufwendiger als eine Entscheidung „aus dem Bauch“. Die formale Prüfung der Angebote und Verträge ist natürlich in beiden Fällen durchzuführen, jedoch leisten sich die professionellen Verwalter in diesem Bereich meiner Erfahrung nach keine groben Schnitzer. Es bleibt jetzt zu Prüfen, welcher Verwalter in der Praxis letztlich besser bestehen…. Meine Ahnung sagt mir aber, dass im Endergebnis beider Wege zum selben Ergebnis führen und, wenn es keine Notwendigkeit der umfassenden Dokumentation aus der Miteigentümerschaft gibt, das einfache Verfahren praktikabler ist.